La comunicazione è sempre stata un fattore chiave per le imprese. Troppo spesso, però, la comunicazione stessa interferisce con il modo in cui funzionano le aziende. Che si tratti di allineare le vendite e il marketing o coordinarsi sullo stato del flusso di lavoro del progetto, può essere difficile ottenere una comunicazione efficiente ed efficace. Queste difficoltà stanno emergendo, in modo particolare, durante questo delicato periodo, in cui le aziende dipendono dalle tradizionali chiamate in conferenza.
Sappiate che possono essere molto limitanti, se non affrontate nel giusto modo!
Vuoi migliorare il coordinamento e la collaborazione interna durante una chiamata? Ecco alcuni esempi che possono aiutarti a farlo.
La condivisione dello schermo per risolvere i problemi interni
Il linguaggio del corpo e le espressioni facciali contano. Tuttavia, questi livelli di comunicazione sono impercettibili nelle conferenze telefoniche tradizionali. Il video può rendere visibili questi segnali non verbali, il che può aiutare ad aumentare la produttività e fornire un’esperienza migliore rispetto ad altre forme di comunicazione.
Quando un impiegato chiama il reparto informatico per chiedere aiuto, ad esempio, le indicazioni tecniche possono essere difficili da spiegare al telefono. Con tools come la condivisione dello schermo, tuttavia, i problemi possono essere risolti più rapidamente. In questo modo, infatti, i tecnici possono spiegare le soluzioni mostrando i passaggi da seguire, grazie alla condivisione dello schermo, o risolvendo i problemi in tempo reale. Questi gesti possono esser preziosi per migliorare i processi e risolvere problemi, mentre si lavora a distanza.
Il video aiuta a migliorare le relazioni con i clienti
La comunicazione, sia nelle vendite che nel servizio clienti, è più efficace quando il video è integrato nei processi. Il software di videoconferenza può aiutare molto, soprattutto nelle prime fasi del processo di vendita, ossia quando i rappresentanti devono tenere incontri faccia a faccia con i potenziali clienti. Questa dimensione della comunicazione può aiutare a costruire fiducia e credibilità, ovvero lo sfruttare il valore del contatto visivo quando si ascoltano i clienti e la cultura della loro azienda.
Il video, inoltre, aiuta a promuovere una migliore esperienza del cliente, che può sensibilmente migliorare il processo di vendita. Il video entra anche in gioco con il servizio clienti e la fidelizzazione. Vedersi in videoconferenza, per un aggiornamento trimestrale o mensile, mantiene fresco il rapporto con il cliente, facilitando anche la spiegazione delle metriche, delle prestazioni o altri dettagli.
Facilitare la collaborazione all’interno del team creativo
Per un graphic designer può essere difficile far capire il proprio concetto visivo, se limitato al formato della tradizionale chiamata in conferenza. Gli altri partecipanti alla riunione non hanno un livello di intuizione altrettanto elevato, che può limitare la collaborazione.
Il video può, pertanto, aiutare a risolvere questa sfida, consentendo ai membri del team creativo di condividere le loro idee, con altri partecipanti e in tempo reale, con l’aiuto di uno strumento professionale. Un designer può utilizzare la condivisione dello schermo per trasmettere un video, mentre un’equipe architetti potrebbe, durante una chiamata, utilizzare una piattaforma di modellazione di edifici per collaborare sullo stesso progetto.
Registrare la conference call
Può essere difficile registrare ogni parola pronunciata durante una chiamata in conferenza, anche quando i partecipanti alla riunione prendono appunti scrupolosi. Non ci sono tali lacune o sviste quando si utilizza la funzione di registrazione durante una videochiamata. La conservazione del video è un enorme vantaggio per l’efficacia della comunicazione.
Ad esempio, una registrazione video di una demo di vendita può essere archiviata a scopo di formazione.
Migliorare le performance di chi lavora da remoto
La videoconferenza è sicuramente il modo migliore per affrontare i problemi di produttività “frontalmente” offrendo, ai colleghi in remoto, un modo semplice e coinvolgente per comunicare quotidianamente.
I membri del team distanti miglia ma che lavorano allo stesso progetto possono utilizzare i video per fornirsi aggiornamenti o coordinarsi per i passaggi successivi.
L’onboarding in video ai tempi del Covid-19
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